Business Engineering Group | Главная страница Бизнес Инжиниринг Групп | Главная страница Написать письмо Написать письмо Карта сервера Карта сайта
Бизнес Инжиниринг Групп
ЧаВо Форум Контакты Прайс
ЧаВо
Форум
Контакты
Прайс
О фирме
Консалтинг
Обучение
Инструменты
Клиенты
е-Государство
Теория
Публикации
Методология бизнес-инжиниринга

Стратегия

Структуры

Процессы

Персонал

Финансы

Логистика

Маркетинг

Менеджмент качества

Менеджмент знаний

Информационные технологии

Библиотека избранных статей по менеджменту

Общие концепции современного менеджмента
Методологии бизнес-инжиниринга и бизнес-моделирования
Стратегическое управление
Организационное проектирование. Управление процессами и проектами.
Организационная культура и организационное поведение. Управление персоналом.
Логистика и управление производством
Финансовый менеджмент. Управленческий учет, бюджетирование.
Современный маркетинг
Менеджмент качества
Менеджмент знаний
Информационные технологии
Управленческий консалтинг
Краткий словарь терминов современного менеджмента

Задайте нам вопрос

Имя:

Компания:

Телефон:

E-mail:

Вопрос:
Введите число на рисунке:
Ближайшие семинары
Модель ОРГ-Мастера - язык, на котором менеджеры могут обсудить свое видение бизнеса от идеи до процессов. Узнайте о новейших технологиях бизнес-моделирования на семинарах «Бизнес Инжиниринг Групп»
подробнее подробнее...
Главная | Публикации | Библиотека избранных статей по менеджменту | Информационные технологии

Автоматизация документооборота и оптимизация процессов

Редакция журнала Top-Manager получила в свое распоряжение текст статьи об автоматизации документооборота на предприятиях от компании WEB-Segment и решила обратиться к специалистам нескольких известных в городе софтверных компаний («Инталев», Digital Design и «АНД Проджект») с просьбой этот текст прокомментировать. Таким образом, мы осуществили своего рода «документооборот», результатом которого можно считать дискуссию на страницах раздела «Профессия» – круглый стол в офлайновом формате.

Дмитрий Ильин,

заместитель генерального директора

ООО “Сегмент”

С развитием информационных технологий и возможностей все большее количество фирм в России начинают использовать возможности автоматизации бизнес-процессов. Вполне резонно, что в первую очередь автоматизируют различные виды учета на предприятии: бухгалтерский, складской, кадровый, управленческий и т.д. Используются же для этого преимущественно российские системы, такие как “1С”, “Парус”, “Галактика”, которые позволяют при условии введения в них первичной информации (документации) эффективно ее обрабатывать и выдавать необходимый результат: бухгалтерский баланс, объем материальных средств, количество работников на предприятии и др. При этом существует одна важная проблема, через которую бизнес в развитых странах уже прошел лет 20 назад, а мы только-только подходим, – это вопрос организации документооборота.

Несмотря на то, что на рынке услуг по автоматизации предприятий уже сложился термин “автоматизация документооборота”, на практике это зачастую всего лишь автоматизация учета. В жизни выглядит это примерно так: на базе “1С” автоматизировали полностью предприятие, которое занимается оптовыми продажами, завершился период обучения персонала и внедрения системы – все нормально. Ситуация: на складе заканчивается товар определенного наименования, о чем исправно сообщает программа “1С”. Начальник склада, как должностное лицо, осуществляющее контроль за этим, вызывает к себе менеджера по работе с поставщиками и говорит ему: “Дорогой Иван Иванович, у нас тут такой-то товар заканчивается, ты свяжись с нашими постоянными поставщиками, пускай пару машин привезут, а документы, чтобы времени сейчас не терять, мы потом оформим”, после чего Иван Иванович звонит поставщикам, и те все исправно привозят. Но в ходе реализации данного процесса происходят следующие сбои: начальник склада просил две машины, а Иван Иванович не записал, забыл и попросил три машины, а документы в связи с наступлением сезона отпусков так оформить и не успели, и бухгалтерия, в конце месяца сбившись с ног, пыталась все это как-то восстановить. Но самое главное, что в связи с отсутствием фиксации взаимодействия между работниками (начальником склада и менеджером) руководство впоследствии не может установить причины сбоя и их устранить. Таких примеров из жизни можно привести великое множество, и все они говорят о том, что учет документов автоматизирован, а вот их оборот – нет.

А что же можно понимать под документооборотом на современном предприятии? Ведь очень многие важные события, происшествия, управленческие задачи не имеют отражения в каких-то письменных документах с подписями и печатями. На Западе под документооборотом на предприятии в настоящее время принято понимать любую передачу информации, значимой для предприятия. И на том этапе, когда происходит автоматизация, определяются виды, объем и значимость информации, а затем процесс ее передачи также автоматизируется и в итоге документируется в электронном виде. Более того, западные системы автоматизации, например Axapta, изначально предусматривают построение таких систем, в отличие от отечественных разработок. Так почему же эти системы массово не внедряются на российских просторах? Этому есть три причины:

Высокая стоимость данных систем автоматизации и их внедрения.

Отсутствие высококвалифицированного персонала для работы с ними.

И самое главное – недостаточная прозрачность и четкость бизнес-процессов на российских предприятиях(здесь можно привести любимое выражение фирм, которые занимаются автоматизацией: “Хаос невозможно автоматизировать”).

Каков же выход из этой ситуации для российских предприятий? Ведь в условиях постоянно растущей конкуренции автоматизация документооборота может дать явное преимущество и позволит по-настоящему приблизиться к стандарту ISO 9000. Российскими разработчиками программного обеспечения создан целый ряд программных продуктов, позволяющих эффективно решать вопрос организации оборота документов на предприятии. Например: система SiTex фирмы ANDProject или программа WEB-Dialog от компании WEB-Segment. Вполне естественно, что все, как зарубежные, так и отечественные, системы для организации документооборота являются web-ориентированными продуктами, то есть предполагается, что обмен информацией происходит через Интернет, однако при этом в качестве дополнения часто задействуются и иные средства связи, например SMS-сообщения в упомянутой системе WEB-Dialog. Данные программные продукты созданы с учетом российской специфики, имеют сравнительно невысокую стоимость, простоту и понятность в использовании и, что самое главное, позволяют благодаря своей простоте уйти от проблемы невозможности автоматизировать целиком все предприятие путем внедрения на отдельных его участках, что весьма проблематично при использовании более функциональных, но громоздких западных систем.

Таким образом, вопрос автоматизации оборота документов на предприятии сегодня решить возможно, но как это связано с “оптимизацией бизнес-процессов” и улучшением работы предприятия – вот вопрос, который задает себе любой руководитель, задумавшийся о необходимости автоматизировать документооборот. Здесь придется немного обратиться к теории…

Как вообще можно оптимизировать бизнес-процессы на действующем предприятии? Ответ прост: надо четко понять, что и как происходит на предприятии, а затем с помощью консалтинговых структур или за счет собственных специалистов в этой области их изменить таким образом, чтобы они стали более совершенными. И если последнее – скорее организационный вопрос, то с первым часто возникают проблемы. Действительно, как же получить достоверную информацию о том, как ставятся управленческие задачи в разных отделах, насколько своевременно они выполняются, какие пожелания и претензии поступают от клиентов и так далее? Собрать и систематизировать подобную информацию и позволяет внедрение указанных выше систем по организации передачи корпоративной информации. При этом должны обеспечиваться следующие условия.

Удобство пользования данной системой, обеспечение возможности доступа с любого компьютера, подключенного к сети Интернет. Это позволяет эффективно использовать программу для фиксирования текущих управленческих задач, взаимодействия сотрудников, сроков выполнения работ, отзывов клиентов и так далее, что весьма проблематично в условиях обычного документооборота или автоматизации учета.

Доступ ко всему объему данной информации со стороны руководящих структур. Данная возможность предполагает не только просмотр информации, но и ее изменение в случае необходимости. Например, в случае некорректного общения сотрудника с клиентами фирмы, то есть оптимизация работы предприятия в процессе самой работы.

Таким образом, в результате внедрения подобных систем через некоторое время накапливается необходимый объем информации, позволяющий достаточно четко определить особенности, преимущества и недостатки существующих на предприятии бизнес-процессов, а также способы решения данных проблем.

Например, практика показывает, что предприятие несет гораздо большие убытки от стандартных мелких ошибок работников, чем от каких-то фатальных ошибок в стратегическом планировании.

Подводя итог, можно утверждать, что, несмотря на все особенности современного российского бизнеса, на рынке существуют эффективные средства для решения вопросов автоматизации оборота документов на предприятии, оптимизации бизнес-процессов и приближения уровня и качества работы к стандарту ISO 9000, что особенно актуально в преддверии вступления России в ВТО.

Статью Дмитрия Ильина комментируют сотрудники консультационно-внедренческой фирмы "Инталев".

Дмитрий Ильин: “Несмотря на то что на рынке услуг по автоматизации предприятий уже сложился термин “автоматизация документооборота”, на практике это зачастую всего лишь автоматизация учета”.

Алексей Федосеев, директор по информационным проектам: “Действительно, многие информационные системы, которые относятся к классу систем автоматизации документооборота (или DocFlow), являются средствами автоматизации отдельных процедур на предприятии. Обычно эти программы состоят из различных модулей, отвечающих за отдельные функциональные области на предприятии: бухгалтерский учет, производство, снабжение, сбыт и прочее. Обработка информации в системах подобного рода происходит на основе вводимых пользователями документов. Взаимосвязь же между отдельными процедурами никак не отражается, система просто учитывает отдельные операции и фиксирует факт их совершения (поэтому очень часто такие системы называют учетными). На самом же деле реальная деятельность предприятия происходит в рамках процессов (под процессами или, что более употребительно, бизнес-процессами на предприятии будем понимать последовательность исполнения отдельных взаимосвязанных процедур (работ, операций), направленных на создание результата, имеющего ценность для потребителя). Именно последовательное исполнение цепочки отдельных процедур может гарантировать получение результата. Кроме того, многие бизнес-процессы могут не иметь отражения в документах. Поэтому учетные системы, фиксируя информацию только на основе документации, не в состоянии отразить бизнес-процесс целиком, а менеджеры, соответственно, не имеют возможности отследить его полностью и, следовательно, проанализировать его эффективность и принять правильное решение о его оптимизации”.

Д. И.: “В связи с отсутствием фиксации взаимодействия между работниками (начальником склада и менеджером) руководство впоследствии не может установить причины сбоя и их устранить. Таких примеров из жизни можно привести великое множество, и все они говорят о том, что учет документов автоматизирован, а вот их оборот – нет”.

Юрий Романов, менеджер информационных проектов: “Я бы сказал иначе – на таком предприятии не учет нужно налаживать, а именно оптимизировать управление. Очевидно, что на этом предприятии хорошо налажены лишь отдельные виды учета: складской, бухгалтерский (ведь все в конце концов учли так, как нужно), возможно, прекрасно работают и другие отделы, а вот взаимодействовать эти отделы не умеют. Причина тут очевидна – на предприятии организована традиционная для России (в мире уже 50 лет назад начали от этого отказываться) линейно-функциональная управленческая структура. Соответственно, велики транзакционные издержки между подразделениями, велика потеря информации при ее передаче. По статистике, на процесс передачи информации сотрудники тратят в среднем больше половины своего рабочего времени, а это время они могли бы потратить на конкретную работу. Я не говорю уже о том, сколько нервов и здоровья порой тратится на всевозможные согласования и состыковки.

Итак, в компании отсутствуют горизонтальные связи между подразделениями, налицо огромные транзакционные издержки, а это уже задача именно правильной организации бизнес-процессов. И для ее решения во всем мире применяется процессный подход к управлению организацией, где объектом управления являются бизнес-процессы предприятия, которые состоят из нескольких взаимосвязанных задач, в результате последовательного выполнения которых на выходе получается конкретный результат. Подобные логические цепочки могут проходить через различные отделы, тем самым, обеспечивая их совместную работу дял достижения целей компании.

На сегодняшний день на рынке информационных систем все более актуальными становятся системы класса WorkFlow (системы управления потоками работ), которые, в отличие от системы вида DocFlow, реально отражают движение информации внутри предприятия на уровне бизнес-процессов. Среди подобных западных систем можно привести широко известные продукты, разработанные компанией Staffware Plc. (по данным GartnerGroup, компания имеет 25% международного рынка продуктов WorkFlow), а среди отечественных – продукты компании Optima”.

Д. И.: “Западные системы автоматизации, например Axapta, изначально предусматривают построение таких систем, в отличие от отечественных разработок. Так почему же эти системы массово не внедряются на российских просторах? Этому есть три причины”.

Евгений Добровольский, директор по консалтинговым проектам: “Действительно, решение об автоматизации системы управления на предприятии – шаг более чем серьезный, он означает не просто покупку и установку соответствующего ПО. Внедрение автоматизированной системы управления должно быть завершающим этапом в цепочке взаимосвязанных мероприятий по “оздоровлению” предприятия. Для начала у руководства должно сформироваться ясное видение того, где компания находится в настоящий момент, к чему в будущем хочет прийти. В соответствии с этим должна быть продумана и построена организационная структура предприятия, далее нужно описать уже существующие бизнес-процессы на предприятии (как показывает практика, очень часто руководители не имеют комплексного представления о бизнес-процессах, протекающих на их предприятиях). После того как компания предстанет перед руководителем как совокупность бизнес-процессов, направленных на достижение конкретного результата, он сможет четко отследить, насколько эффективно тратится рабочее время в его организации, как можно снизить транзакционные издержки и оптимизировать управление. Обычно в процессе преобразований предприятие переходит к более современной модели процессного управления. После этого можно ожидать эффекта от автоматизации”.

Д. И.: “Вполне естественно, что все, как зарубежные, так и отечественные, системы для организации документооборота являются web-ориентированными продуктами, то есть предполагается, что обмен информацией происходит через Интернет”.

Юрий Романов: “Интернет-технологии – вещь, конечно, хорошая, но при автоматизации внутренних бизнес-процессов предприятия они не будут играть доминирующей роли, скорее об интернет-технологиях в данном случае можно говорить как об удобной сервисной возможности. Программы Sitex от And Project и WEB-Dialog от WEB-Segment представляют собой не более чем интернет-ориентированные приложения, по сути являющиеся корпоративными хранилищами данных, к которым могут иметь удаленный доступ сотрудники их различных филиалов и подразделений. Программы не позволяют оперировать информацией, тем более отслеживать ее в рамках конкретных бизнес-процессов. При процессном управлении более важен Интранет (внутренняя сеть)”.

Д. И.: “Как вообще можно оптимизировать бизнес-процессы на действующем предприятии? Ответ прост: надо четко понять, что и как происходит на предприятии, а затем с помощью консалтинговых структур (на самом деле многие разработчики ПО предлагают услуги в комплексе – сначала консалтинг, а потом уже внедрение программного продукта. – Прим. “Инталев”) или за счет собственных специалистов в этой области их изменить таким образом, чтобы они стали более совершенными. <…> Таким образом, в результате внедрения подобных систем через некоторое время накапливается необходимый объем информации, позволяющий достаточно четко определить особенности, преимущества и недостатки существующих на предприятии бизнес-процессов, а также способы решения данных проблем”.

Юрий Романов: “И опять здесь ошибка – те программы, о которых говорилось выше, даже WorkFlow, не помогут в решении этой проблемы. Данную проблему нужно решать с начала – с головы.

С помощью программ класса OrgWare (среди западных систем широко применяется Lotus Domino, среди российских разработок известен БИГ-структуризатор компании БИГ), которые дадут ответ на вопрос “кто и что делает на предприятии?”, то есть позволят разобраться в организационной структуре, которая в настоящий момент функционирует на предприятии. А затем уже можно приступать к составлению бизнес-процессов в существующем виде. Описание бизнес-процессов – также процесс не простой и трудоемкий. В современном деловом мире существует общепринятый стандарт описания бизнес-процессов на предприятии: так называемая концепция Архитектуры интегрированных информационных систем – АРИС (ARchitecture of Integrated Information Systems – ARIS). На основе этой концепции компанией IDC Sheer AG разработан целый ряд программных продуктов, являющихся инструментом описания бизнес-процессов.

После описания бизнес-процессов следует естественный шаг – их оптимизация. Вот здесь как раз и пригодится технология WorkFlow. Но необходимо понимать, что вне зависимости от того, какой удачной и хорошей является та или иная программа, руководство предприятия должно быть готовым к тому, что многое придется менять, и прежде всего – в способе управления предприятием. В противном случае ничего хорошего из попыток автоматизации не получится”.

Д. И.: “Практика показывает, что предприятие несет гораздо большие убытки от стандартных мелких ошибок работников, чем от каких-то фатальных ошибок в стратегическом планировании”.

Алексей Федосеев: “Наоборот, практика показывает, что основные проблемы у предприятий бывают вследствие стратегических ошибок. Фатальная ошибка в стратегическом планировании приводит просто-напросто к развалу фирмы. А то, что начальник склада заказал три машины вместо двух, конечно, плохо, но поправимо. Более того, от подобных недостатков можно легко избавиться: перевести документооборот на платформу WorkFlow – когда каждый знает, что, как и в течение какого времени ему можно и нужно сделать”.

Свое мнение об автоматизации бизнес-процессов высказывают представители компании Digital Design и “АНД Проджект”.

Владимир Андреев, Digital Design, менеджер проекта DocsVision 2.0

Приступая к обсуждению задач “автоматизации документооборота”, необходимо оговориться, что данное сочетание слов не имеет сколько-нибудь формализованного определения и может нести множество смыслов и толкований. Под автоматизацией документооборота понимают и внедрение приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, и задач управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, и разнообразные картотеки документов, и приложения, автоматизирующие маршрутизацию документов и управление бизнес-процессами по их обработке, и многое другое. Практически не определено соответствие между русскоязычным термином “автоматизация документооборота” и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), предлагающими различные подходы к решению задачи автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота.

Прежде чем приступить к рекомендациям по поводу выбора средств для подобной автоматизации, необходимо выделить два класса задач, которые приходится решать специалистам в области автоматизации, а именно – автоматизация конкретного бизнес-процесса, в котором присутствует обработка документов, и создание в организации комплексной системы автоматизации документооборота.

Из самой постановки двух этих задач вытекает, что при первом подходе мы решаем отдельную в достаточной степени формализованную задачу, например – контроля прохождения заказа на закупку товара в случае его отсутствия на складе. Решение подобной задачи не требует внедрения мощной инфраструктуры для управления документооборотом в компании и может решаться с помощью различных частных подходов. Но проблема заключается в том, что подобных бизнес-процессов, решающих сходные задачи и требующих сходных инструментов в любой более-менее крупной организации, возникает огромное количество. При этом одни и те же пользователи могут одновременно быть задействованы в различных процессах обработки документов в различных ролях, и, соответственно, при реализации первого подхода им понадобятся различные приложения для реализации своих функций.

Все это приводит к необходимости задумываться о внедрении в компании инфраструктуры для комплексной автоматизации процессов документооборота, которая бы позволила решить следующие задачи:

Удешевить разработку и внедрение многочисленных контуров обработки документов в организации.

Обеспечить удобство пользователя и унифицированный интерфейс для доступа к различным приложениям.

Сократить стоимость эксплуатации и сопровождения комплекса приложений, автоматизирующих процессы документооборота.

Обеспечить унифицированные средства мониторинга и контроля исполнения этапов, различных бизнес-процессов обработки документов.

Обеспечить возможность сбора статистической информации о скорости и своевременности исполнения тех или иных этапов работ и возможности модификации бизнес-процессов на основе накопленной информации.

Особенно актуальной становится внедрение подобного рода интегрированной платформы автоматизации документооборота при внедрении современных концепций управления организациями, таких как тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, управление знаниями, создание горизонтальных структур, которые совершенно немыслимы без автоматизации основных процессов обработки документов, внедрения мощных средств накопления информации о протекании бизнес-процессов, средств, упрощающих и ускоряющих коммуникации между сотрудниками компании и поиск информации, накопленной в компании. Именно эти задачи и призвана решить комплексная система автоматизации документооборота компании.

Однако внедрение данной инфраструктуры в настоящий момент представляется достаточно сложной задачей, причиной тому служат сложность и комплексность данной задачи и, как следствие, уже отмеченная нами множественность подходов к решению этой проблемы и отсутствие общепринятых стандартов в данной области. Помимо этого, решения в данной области достаточно дорогостоящи. Еще одной проблемой для отечественных компаний является то, что на российский рынок проникли лишь отдельные продукты, предоставляющие достаточно средств для решения данной задачи, и отечественный потребитель вынужден выбирать лишь среди очень ограниченного количества продуктов. Но несмотря на данные сложности, в ближайшем будущем, очевидно, с решением данной задачи придется столкнуться всем компаниям, которые заботятся о поддержании своей конкурентоспособности на достойном уровне. Этому, возможно, будет способствовать появление на отечественном рынке более мощных и конкурентоспособных решений отечественных производителей программного обеспечения.

Наталья Резина, “АНД Проджект”, эксперт по системам управления информацией

Наш опыт показывает, что проблемы организации документооборота сегодня актуальны для большинства предприятий. В каждой компании есть множество бухгалтерских, складских документов, приказов, договоров и т.п. Раз есть документы, значит, они каким-то образом обрабатываются – создаются, согласуются, редактируются и т.д. Поэтому проблемы организации хранения, быстрого поиска, удобного использования документов стоят перед каждой организацией. Просто пока объем документов и операций с ними не превышает некоего критического порога, эти проблемы решаются на уровне здравого смысла. Можно сказать, что документооборот есть у всех – но часто он не упорядочен, не формализован.

Автоматизировать можно и неформализованный документооборот, например, внедрив электронную почту. Но при таком документообороте вопросы регламента решаются по-прежнему на уровне здравого смысла. Когда объем операций с документами превышает некоторый уровень, неформальность становится узким местом. Приблизительно в то же время встает, как правило, проблема надежного хранения большой массы электронных документов. А пользователи, освоившие преимущества электронных коммуникаций, начинают предъявлять новые требования к возможностям системы.

Эти изменения отражают переход системы документооборота организации на новый качественный уровень. От неформальной системы – к формализованной, от средства коммуникаций – к организации коллективной работы, от одиночных задач – к комплексному решению.

Я не считаю, что неформальный документооборот – это недостаток. Мне кажется, что в этом вопросе, как и во всем, надо придерживаться разумного подхода – упорядочивать, когда отсутствие регламента может привести к убыткам, автоматизировать, когда встал вопрос о повышении эффективности существующей системы.

Когда речь заходит о формализации документооборота, то стоит говорить не об абстрактных задачах упорядочивания, а о конкретных – исключить потери документов, обеспечить доведение содержания документа до сотрудников, выполнить согласование документа в соответствии с принятым регламентом или стандартом предприятия и другим. И эти задачи решить можно, не прибегая к автоматизации. Надо определить набор правил (если он не определен), по которым документы будут обрабатываться, и организовать работу персонала в соответствии с этими правилами. Это, на мой взгляд, исключительно организационные вопросы.

Другое дело, если вы хотите повысить эффективность своей системы документооборота или ее отдельных задач. Тогда речь и пойдет об автоматизации. Причем можно говорить как об автоматизации отдельных задач, так и о единой информационной системе.

Тенденцией последнего времени стало использование для создания таких систем парадигмы “портала”. Развитие технологий превратило его в систему, где персонал компании выполняет большую часть текущей работы, что позволяет из одного окна находить всю необходимую информацию и использовать ее для организации своих внешних и внутренних бизнес-коммуникаций. Портал используется для объединения разрозненных приложений, используемых в организации, что позволяет, с одной стороны, сохранить ранее сделанные инвестиции, а с другой – повысить эффективность и удобство работы с информацией.

Одним из таких приложений может выступать автоматизированная система документооборота, состоящая из модулей, решающих задачи, стоящие перед данной организацией.

Определение списков задач, их приоритетов, регламента исполнения, перечня необходимых организационных мероприятий и т.д. – шаги, которые предстоит проделать (самостоятельно или с консультантом), если вы приняли решение автоматизировать документооборот. Результатом таких работ является создание задания на систему документооборота. Следующий этап – выбор поставщика решения, способного внедрить у вас систему, отвечающую сформулированным требованиям.

В заключение хочу отметить, что разные организации решают разные задачи, и организация труда у них разная, и уровень документооборота у них может быть разный. Поэтому и решения будут разные: для одних – консалтинг в области упорядочивания документооборота, для других – повышение эффективности системы документооборота за счет ее автоматизации.

Александр Ватёнкин, ООО “Сегмент”, генеральный директор

Хочется резюмировать целиком статью в сочетании с обоснованными комментариями к ней. Все участники дискуссии, которые являются по праву "ГУРУ" не только как софтверные компании, но и как консалтинговые структуры на отечественном рынке признали в один голос: «Да, проблема оптимизации бизнес-процессов и автоматизации документооборота на предприятиях стоит остро». И не только потому, что рыночная конкуренция требует от компаний переходить на «быстрый, On-line-овый учет», а к этому они не готовы – ни материально, ни организационно. Но и потому (как показала дискуссия), что консалтинговые структуры никак не придут к единому пониманию общих принципов проведения консалтинга по постановке документооборота на предприятиях.

Каждая компания выработала свои технологии проведения консалтинга, постановки документооборота, автоматизации учета. Все перечисленные выше компании, выполняют консалтинг, «подчиненный» различным целям.

Например, так: «оптимизация бизнес-процессов во время внедрения КИС (возможно легче и дешевле изменить бизнес-процессы в организации, чем изменить структуру сложной западной КИС); «создание финансового контура на предприятии (схему взаимодействия многоуровневых бюджетов) для постановки и автоматизации бюджетного управления на предприятии; организация документооборота между удаленными подразделениями. Т.е. решается не сам вопрос оптимизации документооборота, а непосредственно оптимизируется самый тонкий участок документооборота у клиента, обратившегося за консалтингом. Речь не идет о том, что это плохо, а скорее о том, что все участники дискуссии видят способы организации документооборота совершенно по-разному (как сказал Владимир Андреев из Digital Design - сначала надо определиться хотя бы с самим определением «автоматизации документооборота», а потом его структурировать. Тогда не будут возникать такие казусы, как диаметрально противоположный взгляд на то, что приводит подавляющее количество предприятий, обанкротившихся на нашем рынке к такому плачевному положения – «Д. И.: “Практика показывает, что предприятие несет гораздо большие убытки от стандартных мелких ошибок работников, чем от каких-то фатальных ошибок в стратегическом планировании”. Алексей Федосеев: “Наоборот, практика показывает, что основные проблемы у предприятий бывают вследствие стратегических ошибок. Фатальная ошибка в стратегическом планировании приводит просто-напросто к развалу фирмы».

Фирмы, находящиеся в периоде активного роста часто задаются вопросом: «А к чему, собственно говоря, мы движемся? Точнее, движемся ли мы вообще?». Тогда приходят на помощь – миссия и стратегия развития компании. Сегодня вы не встретите ни одной корпорации без своей миссии. Невозможно прийти к цели, которой у Вас нет.

Но, как сказал Андрей Нечаев, фин. Директор ЗАО «Вторчермет» - об имидже и миссии компания говорит пока нет убытков, потом спасает свою шкуру.

Нашим, российским автоматизаторам и внедренцам, известны компании, которые «…стандартными мелкими ошибками работников» были разворованы до последней ниточки. Их, скорее всего, спасла бы своевременная стандартизация бизнес-процессов по ISO 9000 – может нашли бы свои «мелкие» ошибки раньше… до банкротства.

Ждем ваших звонков:
+7 (812) 6703162
191015, Россия, Санкт-Петербург,
Фуражный пер., д.3
© 1999-2019 Бизнес Инжиниринг Групп
Написать письмо в службу поддержки сайта Бизнес Инжиниринг Групп
admin@bigc.ru www.bigc.ru  
  Рейтинг@Mail.ru
Главная Новости Контакты Поиск Персональный раздел
© 2006-2007 Разработка сайта - компания Lenvendo Работает на “1С-Битрикс: Управление сайтом”